Existem várias dúvidas relativamente às despesas efetuadas pelos colaboradores de uma empresa, principalmente quais delas podem ser imputadas quando se está ao serviço ou em representação da mesma.
Para poderem ser aceites fiscalmente, independentemente da despesa, devem estar devidamente documentadas.
Na nossa ótica, é importante que todas as despesas sejam consideradas para uma melhor análise do custo/benefício de toda a atividade de uma empresa.
Existem duas compensações que podem ser atribuídas aos colaboradores e gerentes, com o intuito de garantir que as despesas são suportadas pela empresa:
Ajudas de custo;
– Compensação por deslocação em viatura própria (habitualmente designados “kms”);
– Ajudas de Custo
As Ajudas de Custo são compensações pagas aos colaboradores, com o objetivo de cobrir os custos inerentes com refeições e estadias em hotéis, quando as empresas não pagam diretamente estes serviços.
O limite de valor isento varia consoante se trata de um colaborador ou um gerente, e o tipo de deslocação (dentro ou para fora do país), como é possível ver pelo quadro seguinte:
Deslocações dentro de Portugal
Limite de ajuda de custo diária isento de imposto
Colaboradores: 50,20€
Gerentes: 69,19€
Deslocações para o estrangeiro:
Limite de ajuda de custo diária isento de imposto
Colaboradores: 89,35€
Gerentes: 100,24€
As Ajudas de Custo são pagas de acordo com o horário de retorno ao local de trabalho:
– Se a deslocação abranger, ainda que parcialmente, o período compreendido entre as 13 e as 14 horas, é pago 25% do valor diário acordado. Se, por exemplo, nos basearmos nos máximos isentos, podemos considerar que lhe é pago apenas 12,55€.
– Se a deslocação abranger, ainda que parcialmente, o período compreendido entre as 20 e as 21 horas, é pago 25%.
– Se a deslocação implicar alojamento, é pago 50%. Já neste caso, seria pago 25,10€.
Se o colaborador se deslocar por dias sucessivos e precisar de pernoitar, irá receber 100% do valor máximo isento, ou seja, 50,20€.
Só haverá direito à atribuição de ajudas de custo, nas deslocações diárias que se realizem para além dos 5 km da residência do colaborador ou gerente, ou no caso das deslocações por dias sucessivos, quando se realizem para além de 20km.
É ainda muito importante referir que as Ajudas de Custo, devem estar registadas num mapa próprio para o efeito, que cumpra com as seguintes regras e contenha os seguintes dados:
Dados da empresa;
– Nome do colaborador ;
– Informação do dia(s), mês e ano deslocado(s) e indicação do dia de retorno, quando se tratar de dias sucessivos;
– Hora de partida e chegada;
– Destino;
– Motivo da viagem;
– Assinatura do colaborador que usufruiu e incorreu em gastos com estas deslocações.
– Compensação de deslocação em viatura própria (Kms)
Como já foi dito, a compensação de deslocação em viatura própria trata-se de um valor pago aos colaboradores, quando estes se deslocam na sua própria viatura no âmbito da sua função. Como este rendimento é abrangido pelo limite isento de impostos de 0,36€/km, todos os valores superiores a este montante, que a entidade empregadora pague aos seus colaboradores, serão alvo da tributação ao nível da Segurança Social (SS) e de IRS.
Tipo de despesa de transporte
Valor de Ajuda de Custo/km
Compensação de deslocação em viatura própria: 0,36€
Para que a entidade empregadora tenha conhecimento da distância que percorreu, é obrigatório apresentar um mapa com os mesmos dados indicados para o mapa de ajudas de custo, acrescentado ainda o seguinte:
– Matrícula do carro utilizado;
– Número de quilómetros percorridos.
Com este mapa a entidade patronal fica a conhecer os quilómetros que os colaboradores percorreram em trabalho e o respetivo motivo.
Embora os valores pagos, após apresentação dos mapas, estejam isentos do ponto de vista do colaborador, as ajudas de custo referidas anteriormente estão sujeitas à tributação autónoma. Se as Ajudas e a Compensação por Deslocação forem faturadas a clientes, deixam de estar sujeitas a tributação.
Em suma:
– Não existe qualquer proibição para as duas compensações serem pagas em simultâneo pois, na verdade, um colaborador pode necessitar de se deslocar com o seu carro e como retorna depois das 21h, receber Ajudas de Custo e, em simultâneo, a Compensação em Deslocação em Viatura Própria, por exemplo.
Sabemos que as Ajudas de Custo são atribuídas para serem aplicadas nos gastos relacionados com refeições e alojamento, enquanto a Compensação por Deslocação serve para compensar o colaborador pelas despesas derivadas do uso do seu carro, considerando o desgaste e o combustível, bem como despesas com portagens e parqueamento. – É obrigatório fazer sempre um mapa com as deslocações realizadas;
– O colaborador ou gerente não têm custos adicionais, se a entidade empregadora pagar apenas até aos valores máximos isentos, já mencionados. Por outro lado, as empresas têm sempre tributações autónomas associadas, a não ser que sejam faturadas a clientes.
Colocamo-nos ao seu dispor para qualquer tipo de esclarecimento